Уже более 10 лет поставляют инженерные и монтажные решения для строительства и производства по всей Восточной Сибири и Дальнему Востоку. Сфера их основной деятельности – это поставка силовой, крепёжной и сборочной продукции — от частных объектов до госконтрактов.
Работают по всему региону: Хабаровский край, Амурская область и другие. Среди клиентов — застройщики, подрядчики и госструктуры: от администраций до крупных предприятий
Предоставляют полный цикл услуг, включая:
- индивидуальный подбор продукции под объект,
- логистику и доставку на стройплощадки,
- участие в тендерах и работа по 44-ФЗ/223-ФЗ,
- оформление документов и выполнение обязательств до полного закрытия.
В начале проекта в компании работали 12 человек.
Компания активно участвует в закупках, где требуется высокая скорость обработки заявок, чёткая документация и контроль каждого этапа исполнения. Ключевое решение — внедрение Битрикс24 для управления тендерами, задачами и аналитикой.
До внедрения автоматизации тендерный отдел работал вручную: Чтобы участвовать в закупках, тендерный отдел пользовался всем подряд: Google Таблицами, личной почтой, мобильными телефонами и даже магнитной доской. Тендеры велись неструктурированно, данные хранились в разных местах, что делало работу крайне уязвимой к ошибкам и упущениям.
Не было единой системы для отслеживания этапов участия, задачи передавались устно, без фиксации. Срывы сроков, убытки по контрактам и потеря тендеров из-за устаревших данных стали постоянной проблемой. Руководство не могло оценить ни эффективность отдела, ни реальную прибыльность закупок.
- Разрозненные каналы обработки — отсутствие централизованного хранения информации;
- Непрозрачность процессов — не было понимания, кто и за что отвечает в текущий момент;
- Ошибки и дедлайны — не было автоматических напоминаний и системы контроля сроков;
- Нет аналитики — нельзя было проанализировать, почему тендер был проигран или насколько он был выгоден;
- Отсутствие масштабирования — любое увеличение объёма работы вело к хаосу и росту затрат.
- Нет единого центра работы с тендерами
Решение: В Битрикс24 создаётся карточка закупки, в которую автоматически подтягивается ключевая информация: номер закупки, заказчик, сумма и др. Это устраняет хаос и дублирование данных. - Отсутствует прозрачность стадий участия
Решение: Цикл участия в закупке отображается в виде наглядной воронки со стадиями: оценка, согласование, подача заявки, исполнение. Это даёт всем участникам проекта общий контекст и контроль за прогрессом. - Сложность с многоуровневым согласованием
Решение: Настроены бизнес-процессы, которые автоматически подключают нужных специалистов — юриста, экономиста и руководителя — строго по регламенту. Это исключает задержки и ручную координацию. - Исполнение не связано с этапом подачи
Решение: После выигрыша тендера он автоматически переводится в отдельный смарт-процесс "Исполнение контракта", где подключаются профильные отделы: снабжение, логистика, юридический отдел. Это помогает разделить зоны ответственности. - Недостаточный контроль сроков и задач
Решение: Роботы CRM автоматически ставят задачи и напоминания ответственным сотрудникам. Это исключает человеческий фактор и помогает не пропустить важные этапы.
В рамках проекта мы интегрировали с Битрикс24 все ключевые каналы коммуникаций и данных компании:
- Корпоративная электронная почта была интегрирована с CRM, что позволило автоматически формировать карточки обращений и сделок на основе входящих писем, фиксировать переписку и привязывать её к соответствующим тендерам.
- Внутренний сайт, на котором собираются потенциальные заявки и тендерные извещения, был синхронизирован с CRM. Заявки с сайта автоматически передаются в воронку «Тендеры», где создаётся карточка с исходными данными: заказчик, категория поставки, описание потребности, контактное лицо и прикреплённые документы.
- Задачи, сделки и смарт-процессы внутри CRM связаны между собой и формируют единый жизненный цикл тендера — от поступления заявки до закрытия контракта. Выигранные тендеры автоматически переводятся в другую воронку «Исполнение контракта», где участвуют логисты, снабженцы и юристы.
Мы учли, что работа не заканчивается победой в торгах, поэтому внедрили две связанные воронки:
Воронка «Тендеры» — охватывает этапы от первичной оценки тендера до финального решения (победа или отказ).
Воронка «Исполнение контракта» — запускается автоматически при победе и включает этапы логистики, снабжения, подписания УПД и финансового закрытия.
Такое решение четко разделило зоны ответственности и связало процесс участия в торгах с последующим исполнением контракта.
Каждую стадию в воронках мы поддержали набором автоматизаций.
Во-первых, роботы CRM взяли на себя рутину: они сами ставят задачи сотрудникам, отправляют напоминания и назначают ответственных за выполнение действий и инициируют бизнес-процессы согласования, когда это требуется по сценарию.
Во-вторых, переходы между стадиями контролируются: система не даст перевести закупку на следующий этап, пока не выполнены условия предыдущего. Например, система не позволит перейти к стадии "Подача заявки", если предварительная оценка тендера не была согласована.
В-третьих, критически важным элементом является строгий контроль дедлайнов и автоматических напоминаний. Поскольку каждый тендер жестко привязан к своей дате подачи, CRM постоянно отслеживает эти сроки и своевременно напоминает менеджерам о приближении или наступлении критичных дат.
- При переходе в стадию «Согласование участия» запускается бизнес-процесс с участием Юриста, Экономиста и ЛПР
- При победе в торгах — сделка «туннелируется» в воронку «Исполнение контракта» с передачей данных и файлов
- При входящих письмах система автоматически создаёт карточку тендера
- Автоматическое создание документов по шаблону, где система сама заполняет данные, а сотруднику нужно всего лишь их проверить и отправить.
Новый сценарий работы в CRM прост и логичен для тендерного менеджера. Получив информацию о тендере, менеджер видит, что карточка сделки создана автоматически или вручную. Одновременно с этим он получает задание провести скоринг тендера. После завершения оценки менеджер нажимает кнопку перехода сделки на следующую стадию. Это действие автоматически запускает бизнес-процесс согласования участия с юристом и лицом, принимающим решения (ЛПР). Как только участие согласовано, сделка переходит на стадию "Подача заявки". Система тут же подгружает нужные шаблоны документов и ставит менеджеру задачу. После отправки заявки система отслеживает дату торгов и вовремя напоминает о ней. Если компания побеждает, сделка автоматически запускает процесс исполнения контракта и ставит задачи снабженцу и логисту. Как только все обязательства по контракту выполнены, система сама закрывает сделку, переносит данные в архив и обновляет аналитику.
123
Все действия менеджера сведены к логичным кликам и чётким задачам — без необходимости помнить дедлайны, вручную согласовывать документы или искать коллег.
В результате каждый сотрудник работает в своей зоне отвественности, но по одному сквозному процессу.
Руководство видит все задачи, стадии выполнения и может контролировать сроки работы, может отдельно проконтролировать каждую проваленную сделку в удобном списке отдельного смарт-процесса в качестве истории прошлых взаимодейсвий. Сама работа стала прозрачнее, масштабируемой и воспроизводимой – независимо от роста компании.
После внедрения Битрикс24 компания отказалась от ручного учёта, Google-таблиц и хаотичных переписок. Все этапы работы — от поиска закупок до финальной отгрузки — теперь выполняются в единой системе с прозрачным контролем сроков и зон ответственности.
Тендерные менеджеры больше не тратят время на ручное управление задачами. Система автоматически распределяет этапы работы, отправляет уведомления и организует согласование с юристами и экономистами, что исключает ошибки и задержки.
Руководство контролирует процессы полностью: риски, сроки и аналитика причин проигрышей теперь доступны в режиме реального времени. Сотрудники работают по чёткому алгоритму, включаясь только на своих этапах, что ускорило исполнение контрактов и минимизировало штрафы.
Устранен «человеческий фактор» — исчезли пропущенные дедлайны и потерянные документы. Все данные централизованы в карточках тендеров, что значительно упростило контроль и масштабирование бизнеса.
В результате все бизнес-процессы стали быстрее, прозрачнее и эффективнее, что дало компании существенное конкурентное преимущество.
ваш проект